Если вы когда-либо проходили собеседование, то вам наверняка знакома первая ситуация. Возможно, вы несколько раз на дню проверяли входящие сообщения, надеясь услышать какие-нибудь новости по поводу работы. Да уж, гробовая тишина в таком случае действует угнетающе.
Второй вариант событий - когда вам срочно нужен ответ по какому-либо вопросу, но вам не пишут - тоже может вывести из себя.
Но хуже всего, когда вам приходится ждать просроченный проект или новости от начальника по крайне важному вопросу. Такие ситуации требуют несколько иного подхода. Дружелюбные напоминания о себе уже не сработают.
Если вам нужно напомнить о себе и срочно получить ответ на вопрос, воспользуйтесь этими четырьмя советами.
Не извиняйтесь
«Не хотел бы вас беспокоить». «Извините, что заваливаю вас письмами». «Простите, что снова вас отвлекаю».
Знакомые фразы? Скорее всего, именно с них вы обычно начинаете свое письмо-напоминание. Такое начало отлично подойдет для письма кадровику, но что если вы напоминаете человеку о том, что он обязан ответить на ваш вопрос?
В таком случае, вам уже не нужно извиняться. Вам нужен ответ, чтобы продолжить работу, и тут уже не за что просить прощения. Вы же не делаете ничего плохого.
Так что подавите желание начать письмо с извинений - они вам не нужны.
Пишите проще
Если вы пишете письмо-напоминание, значит вы уже связывались с этим человеком. А значит в ваших предыдущих сообщения уже была вся необходимая информация.
Конечно, контекст не помешает - получатель должен понять основную суть дела из одного письма, чтобы ему не пришлось просматривать всю переписку. Но запомните - вам нужно указать лишь основные моменты вопроса.
Если вам очень нужен ответ, постарайтесь составить письмо максимально просто - а значит, откажитесь от лишних слов и переходите сразу к делу.
Не стоит указывать в теме письма стандартное «Напоминание». Лучше напишите там суть вопроса. Старайтесь разбить само письмо на параграфы, используйте короткие предложения и маркированные списки - так его будет легче воспринять.
Что еще? Добавьте в конце точный срок, к которому вам нужно получить ответ - желательно, выделить его жирным шрифтом. Чем проще читается ваше сообщение, тем выше шансы, что на него ответят и вы получите желаемое.
Вот пример короткого письма:
Добрый день,
Хочу напомнить, что у меня до сих пор нет ваших графиков для ежемесячного отчета. Пришлите пожалуйста:
- График прироста клиентов
- График производства
Попробуйте другие методы
Кадры из фильма «Гарри Поттер и философский камень»
Все мы обычно полагаемся на электронную почту - и не зря. Это удобный и простой способ связи.
Но порой наша почта бывает настолько завалена, что некоторые письма просто теряются. Человек прочитал ваше сообщение и решил ответить на него позже - вот только «позже» так никогда и не наступает.
Если вы просто надеетесь получить ответ (например, от работодателя), то лучше продолжать полагаться на электронную почту. Но если же вам срочно нужно решить вопрос, лучше встать из-за компьютера и попробовать другие методы достучаться до нужного человека.
Позвоните ему, подойдите к его рабочему месту (если это ваш коллега) или напомните о вашем деле на обеде. Да, возможно, из-за этого вы можете показаться назойливым. Но в минуты отчаяния приходится прибегать к отчаянным методам.
Опишите ваши дальнейшие действия
Если у вас ничего не получается, стоит указать в письме, что вы будете делать, если не получите ответа. Бывает так, что ни один метод не срабатывает, и вам не отвечают. И это не значит, что вам нужно сдаваться. Вам надо приспособиться к сложившейся ситуации и двигаться дальше.
Обычно вы понимаете, что это последнее письмо-напоминание и последний шанс заставить человека вам ответить. Закончите такое сообщение словами о том, что произойдет, если вы не получите желаемого.
Да, звучит немного угрожающе. Но важно донести суть до получателя. Добавьте в конце письма примерно такие строки:
«Если я не получу графики в срок, мне придется закончить отчет без них и сообщить, что я так и не получил(а) их от вас»
Звучит жестче, чем вы привыкли писать? Разумеется. Но это работает.
Гробовая тишина в ответ на ваши письма очень сильно раздражает - но еще больше бесит, когда вам срочно нужен ответ, а его все нет. В таком случае придется отказаться от привычной деликатности.
Воспользуйтесь этими советами, и шансы, что вы получите долгожданный ответ, возрастут. Но что если они не помогли? Что ж, по крайней мере, вы пытались сделать все возможное.
Письмо-напоминание - это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.
Как написать письмо-напоминание
Письмо-напоминание имеет следующую структуру:
- ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки;
- просьба выполнить условия контракта;
- основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).
Основная цель написания данного вида делового письма - напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа.
Примеры фраз письма-напоминания:
- Напоминаем Вам…
- Ставим Вас в известность …
- Обращаем Ваше внимание…
- Считаем необходимым уведомить Вас…
- Убедительно/настоятельно просим…
- Требуем от Вас …
- Мы настаиваем…
Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации.
Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.
Образец письма-напоминания об условиях акции
Уважаемые клиенты!
Напоминаем Вам, что 26 ноября закончилась акция по продвижению автомобилей «Peugeot», главным призом которой является путевка на двоих в Париж. Просьба предоставить информацию об участниках акции до 10 декабря. Розыгрыш призов будет проведен 15 декабря 2012 года. Всем желаю удачи!
Образец письма-напоминания о выполнении условий договора
28.11.2012 № 111
О выполнении условий договора
Уважаемый Дмитрий Викторович!
В соответствии с договором поставки от 01.05.2012 № 5/12 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2012 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.
Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2012.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,02% от общей стоимости договора за каждый день задержки.
1 позволит. Вам напомнить о
2. Пользуясь случаем, позвольте напомнить, что. Вы имеете задолженность
3. Просим. Вас обратить особое внимание на то, что у. Вас есть задолженность на сумму
4. Хотели бы напомнить. Вам о
5. Напоминаем. Вам, что срок подачи отчетов истек (дата)
6. Считаем нужным напомнить. Вам, что согласно контракту комиссионное вознаграждение должно выплачиваться до (дата)
7. Вынуждены напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за печать заказанной. Вами полиграфической продукции проходит (дата)
8. В. Кстати, напоминаем. Вам, что отгрузка. Вами товаров со склада было закончиться еще (дата)
9. Уместно будет напомнить, что
10. Полагаем, что эта неуплата является лишь упущением, и надеемся, что. Вы устраните ее в течение
11. Чтобы. Вы смогли быстрее сориентироваться в ситуации, посылаем. Вам копии счетов, срок оплаты которых уже истек
12. Наша бухгалтерия сообщила, что. Вы вовремя не оплатили несколько счетов
13. Надеемся, что эта неуплата - лишь досадная ошибка, которая будет исправлена??в ближайшее время
14. Извините (нам обидно), что вынуждены побеспокоить. Вас по этому поводу
Повторные напоминания
1. Нам очень неудобно, что вынуждены снова напомнить. Вам о
2. На сожалению, вынуждены снова напомнить. Вам, что до сих пор не получили от. Вас оплаченных счетов
3 нам очень обидно, что вынуждены вновь напоминать о наличии нескольких сих пор не оплаченных счетов
4. Задержка. Вами оплаты противоречит нашим предыдущим договоренностям об условиях торговли. Мы сохраняем за собой право дальнейших действий
5. Ваше нежелание четко придерживаться сроков оплаты является нарушением условий контракта
6. Жаль, но вынуждены сообщить. Вам об изменениях в системе оплаты заказов, которые вызваны тем, что. Вы вовремя не оплатили предыдущих
7. Мы никогда не беспокоили бы. Вас такими напоминаниями, если. Вы вовремя выполняли свои платежные обязательства
8. Напоминаем. Вам, что. Вы согласились на оплату в определенный нами термин. Задержка оплаты заставляет нас ежемесячно снимать с. Вашего счета% неуплаченной суммы
9. Извините, но мы уже раз вынуждены напоминать. Вам, что задолженность есть очень большой (значительной)
10 считают своим долгом (считаем нужным) еще раз напомнить. Вам о долге, срок выплаты (уплаты) которого закончился еще (дата)
11 протяжении последних недель. Вам было послано три официальных напоминание о значительной задолженности нашей компании. К сожалению, мы не получили от. Вас никакого ответа
12. Нам неприятно снова обращаться к. Вам по этому поводу, однако все наши напоминания о необходимости отгрузить нашей компании товар сих пор остались без ответа
13. Мы раз продолжаем. Вам срок для оплаты счета-фактуры
14. Просим оплатить задолженность в течение дней
15. Мы ждем оплаты наших счетов уже месяцами. Просим перевести надлежащую сумму на наш счет в банке до конца этой недели
16. Наше сотрудничество было довольно плодотворным, и ее продолжение будет возможным только при условии погашения долга до (дата)
17 мы уже несколько раз (неоднократно) письменно обращались к. Вам с просьбой объяснить, почему. Вы не оплачиваете счета, но, к сожалению, так и не получили ответа
18. Вы уже на месяцы задерживаете представления годового отчета, поэтому мы вынуждены
19. Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит ущерб нашему сотрудничеству, которая когда-то была плодотворной
Последнее напоминание и предупреждение о дальнейшие юридические действия
В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт. Следует сообщить об этом адресата, но сделайте все возможное, чтобы тон и стиль письма окончательно убедили его в том, что для вас это крайне неприятный, однако единственно возможный выход из ситуации: 66
1. Ваша задержка с оплатой счетов является серьезным нарушением условий контракта, поэтому мы вынуждены передать это дело в нашего юридического отдела
2. Поскольку. Вы не отреагировали на наши неоднократные напоминания, мы передали дело нашему адвокату
3 нам очень обидно сообщать, что учитывая большую задолженность. Ваш кредит временно закрыт
4. На сожалению, длительная неуплата. Вами счетов заставила нас передать это дело адвокату
53 учитывая, что. Вы, несмотря на наше настоятельной просьбе погасить долг, до сих пор не прислали чека, удостоверяющий оплату, мы вынуждены временно приостановить выполнение всех. Ваших заказов
63 учитывая ситуацию вынуждены принять решительные меры
7. Ваша задолженность превысила все предыдущие и составляет а срок уплаты истек еще (дата). Мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы и вынуждены подать иск в суд
8. Учитывая ситуацию, сложившуюся на данный момент, вынуждены сообщить о своем намерении расторгнуть с. Вами контракт
9. Задержка. Вами оплаты счетов заставила нас обратиться в суд. Мы расстроились. Вашим небрежным отношением к нашим просьбам
10. Мы не имеем возможности больше ждать оплаты. Вами счетов конце недели вынуждены попросить наш юридический отдел организовать погашения долга
11. Через систематические и длительные задержки с поставкой товаров мы вынуждены раз ирваты с. Вами контракт
12. Предупреждаем. Вас о своем намерении расторгнуть контракт
13. Все наши просьбы о погашении. Вами задолженности были напрасными, поэтому мы вынуждены подать иск в суд. Поверьте, нам очень обидно, но сейчас мы не видим другого выхода из этой ситуации
14. Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным
Письмо-претензия, рекламационный письмо
Это - служебное письмо, в котором выражается недовольство по поводу нарушения условий заключенного соглашения, например, нарушения согласованных (определенных) сроков поставки товара, несоответствия последнего по апропонованим образцам, неудовлетворительного дизайна или упаковке дисков тощ.
Обнаружив нарушение, вы имеете право высказать партнеру претензию и требовать их ликвидации, скажем, замены некачественного товара; вы можете настаивать на возмещении причиненных убытков, уплате штра. АФУ и, конечно, на четком соблюдении в будущем условий договора (соглашения, контракта.
Обычно сначала присылают письмо-напоминание , в котором аргументировано, последовательно, взвешенно выражают недовольство, а затем-претензию
Например:
. Уважаемые!
. Считаем нужным напомнить. Вам, что, соблюдая условия заключенного нами контракта № от (дата), мы отправили в. Вашу страну специалистов нашей фирмы, чтобы провести геологическое исследование местности. Согласовано (договоренность), что оплату предоставленных услуг. Вы совершать ежеквартально по нашим сч тов и подробную калькуляцию, прилагаемых к ним. Такой порядок оплаты предусмотрен в 10 контрактов, по условиям которого мы выставили первый счет за предоставленные специалистами услугуги.
. Очень жаль, но этот счет был оплачен частично. Так, осталась некомпенсированной стоимость проезда членов семей наших специалистов. Итак,. Вы без согласования с нами уменьшили сумму выставленного счета, что противоречит ст 15. Контракткту.
. Кроме того, хотели бы обратить. Ваше внимание на то что. Вы не выполнили других условий контракта, которые предусматривают:
1) предоставление нашим специалистам бесплатного медицинского обслуживания (в 12 контракта);
2) обеспечение наших работников транспортными средствами (в 1 7 контракта)
. По поводу п. 2 следует заметить, что предоставленные. Вами транспортные средства находятся в неудовлетворительном состоянии и нередко вызывают опоздания сотрудников на работу
. Учитывая это, просим. Вас незамедлительно принять все необходимые меры, чтобы ликвидировать указанные нарушения
. Уважаемые господа!
. Мы очень обеспокоены неожиданной задержкой с поставкой заказанного товара, ведь знаем, что обычно. Вы ответственно относитесь к своим обязанностям
. Согласно нашей соглашения о закупке от (дата) товар должен быть отгружен не позднее (дата). К сожалению, мы до сих пор не получили его. Думаем, что это лишь недосмотр, и надеемся в течение следующей недели получить товар
. Ждем ответа
Если партнер не отреагирует на такое письмо, вам следует проявить категоричность. Например:
. Уважаемые господа!
. В письме от (дата) мы сообщили. Вам о окончательный срок поставки заказанного товара. Очень жаль, но. Вы до сих пор не отгрузили товар, нарушив условия соглашения. Поэтому мы вынуждены аннулировать свой заказ
. Уважаемые господа!
. Вынуждены сообщить, что, к сожалению, до сих пор не получили от. Вас банковской гарантии
. Учитывая это, мы хотели бы напомнить о письме от (дата), д а-м. Вы обратились к нам с просьбой о замене расчетов учитывая дополнительные расходы, обусловленные открытием аккредитива
. Учтя. Ваши трудности, объединение пошло. Вам навстречу и согласилось на инкассовую форму расчетов. Вы согласились на предложенное и обязались в течение двух недель предоставить гарантию банка на оплату 8 80% стоимости контракту.
. Из-за задержки в предоставлении. Вами банковской гарантии мы вынуждены были остановить поставки (название товара). Заразу порту находится более 600 т (название товара), / "расходы за хранение присоединятся к сумме. Вашего счета
. Просим немедленно отправить банковскую гарантию и подтвердить согласие оплатить расходы за хранение товара в порту
. Уважаемые господа!
. Нам очень обидно, и мы вынуждены вернуть полученные от. Вас товары. Вы, к сожалению, нарушили определенный в письме от (дата) срок поставки. Поэтому мы вынуждены были заказать эти товары в другой фирме
. Добавляем счет за нанесенный нам ущерб и просим срочно оплатить
. Уважаемые господа!
. На основании. Вашего заказа от (дата) мы отгрузили товар транспортной компании (название), которая доставит его. Вам
. Согласно пункту 5 договора оплата должна быть осуществлена??через дней после поставки товара. К сожалению, на наш банковский счет до сих пор не поступили деньги
. Просим немедленно оплатить счет на сумму. Ждем подтверждения перевода
. Уважаемые!
. Подтверждаем получение (название товара) согласно заказу № от (дата). При проверке мы обнаружили, что не хватает единиц. Полагаем, что при отгрузке. Ваш транспортный отдел допустил ошиб лкстився помилки.
. Просим немедленно осуществить недопоставку. Дополнительные транспортные расходы должны быть оплачены за. Ваш счет
. Уважаемые!
. Наши эксперты обнаружили, что качество снабженного. Вами (дата) товара, который был отгружен в соответствии с накладной № в счет контракта № от (дата), не соответствует ни качества, описанной в. Вашей предложению ее, ни качества образцов, которые. Вы нам присылалиам надсилали.
. Очень жаль, но вынуждены вернуть. Вам эти товары
. Просим заменить их на качественные, соответствующие образцам. Будем благодарны, если в дальнейшем. Вы четко будете придерживаться всех пунктов контракта и выполнять заказы на должном уровне
. Уважаемые господа!
. Убеждены, что это лишь досадное недоразумение. При проверке первой партии груза, которого мы получили от. Вас, оказалось, что поступили не все заказанные товары
. Убедительно просим. Вас немедленно (как можно быстрее) дать нам ответ и объяснить эту неприятную ситуацию
. До получения объяснения мы сохраняем товар в наших складских помещениях
. К письму добавляем акт проведения экспертизы
. Уважаемые господа!
1) 5 упакованный товар поврежден (согнутая поверхность);
2) 8 упакованных имеют недостатки производственного характера;
3) 6 упакованных залиты жидкостью
. Итак, мы получили 19 некачественных упакованных. Возвращаем. Вам поврежденные товары и предупреждаем, что гривен будет вычислен из остатка по контракту № от (дата),. К письму добавляем акт проведения экспертизы. С. С.. З повагою...
Несмотря на превалирование в XXI веке электронной почты, практически не одна организация не отказалась полностью от бумажной переписки с партнерами и клиентами. Рассылаемая традиционным способом корреспонденция имеет самое разное содержание – это могут быть счета, поздравления, объявления, а также напоминания.
Письма-напоминания относят к информационным документам. Их основная цель заключается в том, чтобы напомнить адресату о необходимости выполнения тех или иных обязательств. Как правило, такие письма посылаются, если:
- Вторая сторона не соблюдает условия договоренности, нарушает законодательные нормы, при этом нельзя обсудить данный момент и прийти к общему знаменателю по телефону, либо посредством личного общения.
- Также подобное письмо нередко отправляют, чтобы напомнить о приближении срока поставки либо оплаты товара и пр. Особенно если есть подозрения, что партнер может не выполнить договорные условия.
- Письмо-напоминание может носить предупредительный характер и содержать в себе информацию о тех мерах, которые будут предприняты в случае невыполнения взятых на себя обязательств. Еще такого рода документы могут являться просьбой.
- В отдельных ситуациях взаимоотношения между организациями могут строиться исключительно с помощью письменного общения, тогда все вопросы решаются через переписку, без личных и телефонных переговоров. В таком случае письма-напоминания – это обычный способ взаимодействия сторон.
Особенности письма-напоминания
Нередко в письмах-напоминаниях содержится ссылка на другой документ, где изложены права и обязанности обеих сторон. Подобное письмо может содержать сведения, которые до настоящего момента не были известны адресату. Если напоминание содержит предупреждение, то оно не должно звучать как угроза. Однако упомянуть о возможных санкциях допускается.
Что касается стиля изложения, письма-напоминания, как и другая деловая переписка, должны быть тактичными, написанными в официально-деловом стиле. Печатаются такие письма на обычной бумаге формата А4 или фирменных бланках организации. В них, как и в другой подобной документации, помимо непосредственно текста указывается дата составления, регистрационный номер, информация о получателе и отправителе.
Обычно письмо-напоминание включает в себя 2 раздела:
- В первом разделе кратко описываются те причины, по которым составитель решил отправить данный документ. В этой части используются такие выражения, как «Напоминаем о сроках …», «Обращаем ваше внимание …», «Настоящее письмо имеет целью …», «Вынуждены Вас предупредить …», «Считаем необходимым Вас уведомить …» и пр. Здесь же может быть указана сумма задолженности адресата, сроки оплаты/поставки товара и пр.
- Во втором разделе письма излагаются требования отправителя и обязательства адресата, а также возможные санкции, которые будут применены в случае невыполнения указанных обязательств. Допускается использование следующих выражений: «Убедительно/настоятельно просим Вас выполнить взятые на себя обязательства …», «Настаиваем на получении …», «Требуем немедленно принять меры до … числа …» и пр.
Повторное письмо-напоминание
Предполагается, что на письмо-напоминание должен прийти официальный ответ. Если отправитель такого не получил, и никакие меры по урегулированию ситуации со стороны фирмы-партнера предприняты не были, допускается отправка вторичного письма с соответствующей пометкой. Повторное письмо-напоминание содержит ссылку на ранее отосланный документ, начальный договор, пожелания или же требования отправителя и информацию о возможных санкциях. Если же и на этот раз никаких действий не последует, пишется новое сообщение, но уже предупредительного характера, информирующее о намерении автора применить указанные в письмах-напоминаниях санкции.
Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне
- об исполнении взятых на себя обязательств,
- о соблюдении норм закона,
- о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.
Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.
В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).
ФАЙЛЫ
Кто занимается составлением письма
Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.
Правила составления письма-напоминания
Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.
Письмо-напоминание обязательно должно содержать
- сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
- причину напоминания,
- а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
- Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
- Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
- В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.
Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.
Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).
Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.
Пример составления письма-напоминания
- Вначале письма указывается отправитель , т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель : его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
- Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
- Затем можно переходить к описательной части . Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
- В завершение письмо нужно обязательно подписать , с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.
Как отправить письмо-напоминание
Письмо можно отправить через
- электронную почту,
- факсовым сообщением
- или через почту России.
Можно совместить два варианта, например, электронное письмо с «живым» отправлением, особенно, если подкрепить последнее уведомлением о вручении (это будет служить еще одним доказательством отправки письма и, что более важно – его доставки в нужные руки). В любом случае стоит помнить о том, что через почту России письма идут довольно долго, поэтому пользуясь ею, желательно иметь в запасе некоторое время или дублировать этот способ отправки другим.
Если письмо-напоминание не возымело действия
Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание , которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.
Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве
Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.
Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.
Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:
- по почте;
- курьером;
- по и-мейл;
- факсом;
- передать при личной встрече.
Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.
Обязательные элементы письма-напоминания:
- обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
- название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
- краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
- условия, на которых предлагается взаимодействие;
- координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)
Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.
Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве
Письмо-напоминание о выполнении обязательств
Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.
Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона - обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.
Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.