14.12.2018
При уходе в отпуск на время отсутствия может потребоваться замещение. Обязанности человека, который отправился отдыхать, будет выполнять другой сотрудник.
Существуют разные способы замещения: временное, совмещение должностей, увеличение объёма задач. Работодатель возлагает обязанности временно отсутствующего человека на другого работника.
Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ?
Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.
Важно! Имеется несколько вариантов замещения сотрудника, и каждый обладает своими особенностями. Работодатель может выбрать любой удобный для компании метод.
Способы замещения отсутствующего сотрудника на время :
- Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
- Совместительство . Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
- Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
- Приём временного работника . Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.
Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.
Образец служебной записки на исполнение дел основного работника
Служебная записка на исполнение обязанностей отсутствующего и возложение их на другое лицо не во всех случаях используется
.
Однако она является удобным документом, который применяется внутри компании.
Нет конкретных требований к составлению служебки, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.
С его помощью будет легче составить служебную записку, которая в будущем позволит зафиксировать решения руководителей.
В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуск следует обязательно уточнить следующие моменты:
- Кому направляется документ. Допустим, генеральному директору (ФИО).
- Дата оформления.
- Название документа, к примеру, служебная записка о возложении обязанностей на время отпуска.
- Причина замещения сотрудника.
- Кто будет исполнять роль заместителя.
- От кого направляется записка, должность и подпись данного лица.
В компании может быть свой установленный образец служебной записки. Если же его нет, тогда документ будет иметь свободную форму, однако вышеописанные данные потребуется в него включить.
Скачать образец служебной записки о замещении отсутствующего работника — :
Образец заявления о согласии
Дополнительная работа на условиях совмещения на период отсутствия основного работника в связи с отпуском назначается только после получения согласия замещающего лица.
Потому как работник должен быть не против того, чтобы на время взять на себя больше обязанностей.
Человек может сам направить заявление, в котором попросит возложить на себя задачи отпускника.
В этом случае следует указать получателя, а также отправителя с уточнением должностей и ФИО.
Текст может выглядеть следующим образом : «В виду ухода в отпуск Иванова И. И. прошу за дополнительную оплату возложить на меня с 04. 04. 2018 до 15.04.2018 его обязанности секретаря в порядке совмещения должностей».
Обязательно надо поставить дату подачи заявки и свою подпись.
Важно! Сам работодатель может направить работнику предложение о совмещении должностей на период замещения отсутствующего.
В этом случае человека уведомят, что имеется возможность временно выполнять обязанности сотрудника. Также укажут, какая положена за это доплата. Если сотрудник согласен на предложение, ему понадобится поставить свою подпись.
Образец заявления о согласии на совмещение должностей и исполнение обязанностей другого лица, находящегося в отпуске — :
Образец приказа
Обязательно должен присутствовать приказ по поводу совмещения обязанностей. В нём следует указать причины, по которой происходит замещение сотрудника.
Также нужно прописать даты, когда другой работник будет выполнять обязанности отпускника.
Указывается, будет ли человеку делаться доплата , а также перечисляются дополнительные условия.
Нужно указать, на каких основаниях создаётся приказ: служебная записка, личное согласие, дополнительное соглашение к трудовому договору.
Далее указываются данные директора и тех людей, с которыми решение было согласовано. Они должны поставить свою подпись, чтобы приказ вступил в силу. Также самого сотрудника обязаны ознакомить с этим документом.
Скачать образец приказа о возложении обязанностей на время отпуска — :
Как рассчитать доплату за совмещение должностей?
Вопросом доплаты за дополнительные обязанности, возлагаемые на работника, занимается организация, которой потребовалось оформить совмещение или совместительство.
Можно платить в зависимости от фактически выполненного объёма задач либо рассчитать деньги по отработанному времени .
Для удобства приведём возможный вариант оплаты труда.
Пример расчета
Условия:
- В магазине кассир ушёл в отпуск на две недели в феврале 2018 года.
- За этот период будет 10 рабочих дней.
- Он имеет оклад 15 120 рублей.
- На период отпуска обязанности кассира возлагаются на другого сотрудника в порядке совместительства.
- За больший объем работы ему полагается доплата. За работу по совместительству начальство платит 50% от оклада.
Расчет:
- Для расчёта размера доплаты за замещение данного лица на время отпуска используется следующая формула: 15 120 х 50% / 18 рабочих дней в феврале = 420 руб.
- За день в феврале совместителю будут платить 420 рублей. Это означает, что за 10 рабочих дней удастся получить 4 200 рублей.
- Дополнительно следует вычесть НДФЛ 13%, а также начислить страховые взносы по общей ставке 30% плюс 0.2% в ФСС за травматизм.
По такому принципу начальство может провести расчёт денежного вознаграждения, которое будет положено за совмещение должностей. Конкретная сумма заранее прописывается в документах , поэтому сотрудник может предварительно ознакомиться с размером доплаты.
Если директор уходит отдыхать
Директор организации имеет право уйти в отпуск, однако перед этим он должен возложить свои полномочия на другого сотрудника .
Выбрать можно любого работника компании, который имеет достаточно знаний для выполнения задач. Нередко в компании имеется заместитель директора, и именно на него возлагают обязанности.
В число задач входит подписание договоров, документов и отчётности. Также может потребоваться представлять компанию в государственных органах и судах.
Чтобы переложить обязанности, директору понадобится издать приказ о временном исполнении задач руководителя замещающим сотрудником.
В документе прописывается дата, а также причина, по которой временно уходит директор. Далее потребуется приказать возложить на другого работника обязанности директора. Указывается конкретный период, когда требуется замещение. При желании можно уточнить, какие именно полномочия передаются заместителю.
Образец приказа о возложении обязанностей генерального директора на время отпуска — :
После того, как приказ вступит в силу, директор сможет уйти в отпуск. В это время вместо него будет выполнять задачи замещающий человек.
Лучше всего, когда им выступает штатный заместитель, потому как у него обязанности на период отпуска директора будут прописаны в трудовом договоре. Однако можно выбрать и другого подходящего сотрудника компании.
Полезное видео
Как оформить замещение временно отсутствующего работника по ТК РФ, как передать исполнение обязанностей другому сотруднику — смотрите в видео:
При уходе работника в отпуск необходимо подобрать ему замену для исполнения обязанностей в период отсутствия. Руководство выбирает удобный способ замещения на свое усмотрение. Главное — правильно оформить документы и получить согласие замещающего лица в письменном виде.
За дополнительную работу полагается доплата, размер которой определяется внутренними нормативными актами компании.
Поговорим про оформление срочного трудового договора. Какие условия должны быть сформулированы в срочном трудовом договоре?
Основание заключения срочного трудового договора
При составлении срочного трудового договора обязательно нужно указать причину, по которой он заключается на определенный срок (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Заключение срочного трудового договора правомерно только в тех случаях, когда условия или характер предстоящей работы не позволяют устанавливать трудовые отношения на неопределенный срок (ч. 2 ст. 58 ТК РФ).
Перечень оснований заключения срочного трудового договора частью 1 статьи 59 Трудового кодекса. В их число входит, в частности, такое основание: «На время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы» (абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ).
В срочном трудовом договоре может быть следующая формулировка:
«Настоящий срочный трудовой договор заключен в соответствии с частью 1 статьи 59 Трудового кодекса РФ на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы, продавца цветов Розовой Раисы Петровны, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет».
Неправильная формулировка
Можно ли указывать данное основание, если должность временно вакантна? Разберемся на примере.
Пример 1
В компании есть вакантная должность. Работодатель решил принять на эту должность временного работника.
Можно ли в срочном трудовом договоре записать: «На время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы»?
Такая запись неправомерна. Если должность вакантна, принять на нее временного работника можно на других законных основаниях. Например, можно заключать с работником срочный трудовой договор на время выполнения временных (до двух месяцев) работ (абз. 3 ч. 1 ст. 59 ТК РФ).
Отсутствует не один, а двое работников
Нередко временная работница, заменяющая молодую маму, сама уходит в декрет. На ее место также приходится брать временную замену. Как в этом случае сформулировать основание заключения второго срочного трудового договора? Нужно перечислить всех заменяемых работниц. Как это покажем на примере.
Пример 2
Продавец цветов Р.П. Розова находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. На ее должность по срочному трудовому договору принята Г.И. Василькова. Через некоторое время она также уходит в отпуск по беременности и родам. Работодатель вынужден временно взять нового продавца, Ф.Б. Ромашкину. На чье место ее оформить и как правильно сформулировать основание заключения срочного трудового договора?
Основание для срочного трудового договора с продавцом цветов Ф.Б. Ромашкиной будет иметь сложную структуру, так как в нем должны быть указаны все временно отсутствующие работницы.
Запись в ее трудовом договоре может иметь следующую формулировку: «Настоящий срочный трудовой договор заключен в соответствии с частью 1 статьи 59 Трудового кодекса РФ на время исполнения обязанностей отсутствующих работников, за которыми в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы, а именно:
— продавца цветов Розовой Раисы Петровны, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет;
— продавца цветов Васильковой Галины Игоревны, находящейся в отпуске по беременности и родам».
Последовательные замещения
Лето — время отпусков. Согласно графику отпусков постоянные работники один за другим уходят в отпуск, возвращаются из отпуска. Если их функциональные обязанности совпадают, казалось бы, удобно взять одного временного заместителя, который по очереди заменит всех отпускников. Как в этом случае сформулировать основание заключения срочного трудового договора?
В соответствии с абзацем 2 части 1 статьи 59 Трудового кодекса срочный трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей одного отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы. Другими словами, вновь принятый работник должен выполнять должностные обязанности этого конкретного сотрудника на время его отсутствия. Если с ним был заключен срочный договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, то он прекращается с выходом замещаемого (ч. 3 ст. 79 ТК РФ).
Нельзя принять работника для замены поочередно нескольких отсутствующих постоянных работников. Каждый раз при выходе основного специалиста срочный трудовой договор должен быть расторгнут и заключен новый для замещения другого отсутствующего работника.
Срок действия
Срочный договор может быть заключен на период, не превышающий пяти лет (п. 2 ч. 1 ст. 58 ТК РФ).
Условие о сроке трудового договора — обязательно (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В трудовом договоре должна быть указана дата начала работы и дата (или момент) ее окончания.
Момент окончания трудового договора может быть привязан:
К определенной дате;
Событию.
Срок окончания — конкретная дата
Определенная сторонами дата окончания действия трудового договора должна быть прямо указана в его тексте. Пункт договора будет выглядеть так: «Срок окончания трудового договора — 25 сентября 2014 года».
Но, выбрав этот вариант ограничения срока действия трудового договора, необходимо иметь в виду, что, возможно, в договор придется вносить изменения, продлить или сократить срок его действия, оставлять рабочее место незанятым, искать иной выход, если временный работник не сможет дальше трудиться в вашей компании или не согласится уволиться раньше.
Нужно продлить. Например, срочный трудовой договор оформлен с 1 апреля по 18 августа 2014 года. Именно такие даты стоят в больничном по беременности и родам постоянной работницы. Однако, к сожалению, роды у работницы оказались осложненными, и ей положено не 70 календарных дней после родов, а 86. Придется продлевать срочный трудовой договор с временным работником на 16 календарных дней.
Продлить нужно, но невозможно. Другая ситуация. Основной работник ушел в отпуск с 1 по 28 августа 2014 года. На этот срок временно принят другой сотрудник. Отпускник заболел. Срочный трудовой договор нужно продлить, но временный работник уже получил письменное приглашение занять постоянное рабочее место в другой компании, продлевать временную работу он не намерен. Работодателю придется опять искать замену.
Досрочное расторжение. Еще один случай. Работник направлен в служебную командировку с 7 июля по 31 августа 2014 года. На это время - оформление срочного трудового договора с другим работником. Командировочное задание выполнено к 31 июля. С 1 августа 2014 года командированный готов приступить к основной работе. Без согласия временного работника прекратить с ним срочный договор нельзя.
Как видим, указание конкретной даты окончания срочного трудового договора не всегда удобно для работодателя.
Срок окончания привязан к событию
Целесообразнее не ограничивать срочный трудовой договор рамками точных дат, а указывать событие, с которым связано окончание договора, заключенного для замены временно отсутствующего работника. Таким событием может быть выход на работу основного работника по окончании отпуска, командировки, временной нетрудоспособности. С возвращением заменяемого сотрудника на работу действие срочного трудового договора прекращается (ч. 3 ст. 79 ТК РФ).
В трудовом договоре может быть следующая формулировка: «Трудовой договор действует до момента выхода на работу основного работника Г.И. Васильковой, находящейся в отпуске по уходу за ребенком».
Испытательный срок
Нужно ли устанавливать испытательный срок при заключении срочного трудового договора?
Не обязательное условие срочного трудового договора
При заключении срочного трудового договора работнику можно установить испытательный срок. Испытание работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе — это не обязательное, а дополнительное условие трудового договора. Оно может быть включено в трудовой договор только по соглашению сторон (абз. 3 ч. 4 ст. 57 и ч. 1 ст. 70 ТК РФ). Если это условие отсутствует в договоре, значит, работник принят на работу без испытания (ч. 2 ст. 70 ТК РФ).
Испытание при приеме на работу не устанавливается
Случаи, когда испытание не проводится, перечислены в части 4 статьи 70 Трудового кодекса. Например, нельзя устанавливать испытательный срок несовершеннолетним работникам и беременным женщинам. Также испытание не проводится, если срок трудового договора не превышает двух месяцев.
Установление испытательного срока в этих случаях, а тем более увольнение в связи с неудовлетворительным результатом испытания (ч. 1 ст. 71 и п. 4 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) может быть признано неправомерным.
Продолжительность испытательного срока
Если испытание допустимо по общему правилу, его продолжительность не должна превышать трех месяцев (ч. 5 ст. 70 ТК РФ).
До шести месяцев испытательный срок может быть увеличен для замещающих должности:
Организаций и их заместителей;
И их заместителей;
Руководителей и иных обособленных структурных подразделений.
При заключении трудового договора на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель (ч. 6 ст. 70 ТК РФ).
Оплата труда
Заработная плата — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты (ч. 1 ст. 129 ТК РФ).
Размер зарплаты временно замещающего сотрудника устанавливается в срочном трудовом договоре при приеме на работу (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Законодательство запрещает дискриминацию работников при выплате им заработной платы (п. 3 ст. 37 Конституции РФ, ст. 132 ТК РФ). Статьей 22 Трудового кодекса предусмотрена обязанность работодателя обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности.
Работники с одинаковыми наименованиями должностей и трудовыми функциями не могут иметь разные размеры окладов или ставки. В общем случае при сохранении на период временного замещения условий труда основного работника временному работнику устанавливается тот же размер оплаты труда — базовое вознаграждение (оклад или тарифная ставка).
Оклад заместителя
Оклад представляет собой фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 4 ст. 129 ТК РФ).
Оклад временному заместителю, как правило, определяется в соответствии с действующим в компании штатным расписанием.
Если в период отсутствия основного работника в компании проведена индексация, оклад временного заместителя может оказаться выше. Повышенный размер оклада должен быть сохранен и в будущем, когда на работу вернется основной работник.
По письменному соглашению сторон допускается изменение любых ранее определенных сторонами условий трудового договора (ст. 72 ТК РФ), оклада. В частности, по соглашению сторон любому работнику, в том числе и временному, может быть увеличен оклад. Однако при этом необходимо иметь в виду, что у работников с одинаковыми наименованиями должностей и трудовыми функциями не может быть разных размеров окладов (ст. 22 и 132 ТК РФ).
Доплаты, надбавки, премии
Помимо оклада, временному работнику могут быть установлены различные доплаты и надбавки, премии и иные выплаты. Статья 3 Трудового кодекса позволяет предоставлять отдельным работникам преимущества в зависимости от их деловых качеств.
Если временный работник имеет более высокий уровень образования, больший опыт, более высокую квалификацию, ему могут быть установлены доплаты и надбавки в увеличенном размере по сравнению с размером доплат и надбавок, которые были установлены основному работнику.
И напротив, некоторые выплаты из тех, что получал основной работник, могут быть не назначены, например за выслугу лет.
Общая сумма начислений временному заместителю может отличаться от зарплаты основного работника.
Отпуск заместителя
Работник, который трудится по срочному трудовому договору, имеет такое же право на ежегодный оплачиваемый отпуск, как и постоянный работник. Ему в общем порядке предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы и заработка (ст. 114 ТК РФ).
Продолжительность отпуска составляет не менее 28 календарных дней за рабочий год (ч. 1 ст. 115 ТК РФ).
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у замещающего временного работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).
По семейным обстоятельствам и разным уважительным причинам работнику на основании его письменного заявления может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью, установленной трудовым законодательством Российской Федерации и правилами внутреннего трудового распорядка работодателя (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
Пособия временно замещающему работнику
Сотрудник, временно замещающий отсутствующего работника по срочному трудовому договору, является застрахованным лицом (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ и п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Поэтому он имеет право на все пособия, выплачиваемые за счет средств социального на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также на случай травматизма.
Приказ о приеме на работу
Для оформления приказа о приеме на работу можно воспользоваться унифицированной формой № 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Если срок окончания действия трудового договора определен не конкретной датой, а указанием на событие, в соответствующем поле бланка нужно указать:«По дату выхода временно отсутствующего работника», а в поле «Условия приема на работу, характер работы» — «На время исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника».
Оформление расторжения срочного трудового договора
Оформление увольнения временного заместителя, принятого на период отсутствия основного работника, имеет некоторые особенности.
Дата прекращения трудовых отношений
Если срочный трудовой договор был заключен на время выполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, условием для его прекращения является выход основного работника на работу (ч. 3 ст. 79 ТК РФ).
В общем случае датой расторжения договора будет являться день, предшествующий дню выхода на работу основного сотрудника.
Если на момент выхода основного работника его заместитель был в отпуске, последним рабочим днем временного сотрудника будет последний день его отпуска (ч. 3 ст. 127 ТК РФ).
Основной работник выходит на работу раньше, чем было запланировано
Оформить досрочный выход на работу постоянного работника необходимо документально. Если это произошло по воле самого работника, он должен уведомить о своем решении работодателя, написать заявление. Этот документ является основанием для издания приказа о досрочном выходе отсутствующего сотрудника на работу.
Если досрочный выход осуществляется по инициативе работодателя, он должен подготовить соответствующий документ, например приказ о досрочном отзыве из отпуска, о досрочном прекращении командировки и т. д.
Приказ о досрочном выходе основного сотрудника на работу будет основанием для издания приказа о прекращении срочного трудового договора с временным заместителем.
Приказ о прекращении трудового договора с временным работником
Приказ о прекращении срочного трудового договора работодатель может составить по унифицированной форме № Т-8. В графе «Основание» указываются реквизиты приказа о выходе на работу основного работника. Также работодатель вправе составить этот приказ в произвольной форме.
Если временный заместитель решил досрочно расторгнуть срочный трудовой договор
Работник имеет право расторгнуть срочный договор до истечения срока его действия (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Никаких особенностей расторжения договора в этом случае законодательством не предусмотрено.
Работник должен письменно предупредить работодателя о своем намерении не позднее чем за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ), а сотрудник, замещающий руководителя организации, — не менее чем за месяц (ст. 280 ТК РФ). Если же работник заключил трудовой договор на срок до двух месяцев, срок предупреждения — три календарных дня (ч. 1 ст. 292 ТК РФ).
Кроме того, он вправе отозвать свое заявление в течение всего срока предупреждения об увольнении (ч. 4 ст. 80 ТК РФ).
На работе человек проводит большую часть своего времени. И часто выполнение возложенных обязанностей напрямую связано с взаимодействием между всем коллективом. Безусловно, являясь частью оного, каждый занимается своими определенными делами, предписанными трудовым договором. Однако может случиться такое, что один из сотрудников по каким-либо причинам не может работать.
Конечно, это может быть связано с уходом в отпуск. Только это не отменяет того факта, что сотрудника не будет на месте, а его обязанности выполнять нужно. Но что делать, если руководитель желает, чтобы именно Вы заняли место в его отсутствие? В нашей статье мы расскажем не только о том, как законно оформляется исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, но и какой может быть оплата за замещение.
Обычно, когда один из сотрудников уходит в отпуск и у него не предусмотрено заместителя, на его обязанности назначают одного из коллег схожего профиля. Однако подобное назначение должно производиться согласно закону. В ином случае есть риск того, что работник не будет выполнять соответствующих обязанностей. С другой стороны, и руководитель за замещение отсутствующего работника.
По ТК РФ предусмотрено два варианта оформления подобного процесса:
Совмещение (ст. 60.1 ТК РФ);
Исполнение обязанностей может быть как схожим с текущей должностью, так и различаться. Однако в большинстве случаев совместительство назначается, когда у работника есть соответствующее образование и опыт работы в этой сфере. Либо же если во время работы этот сотрудник имел возможность ознакомиться с делами своего коллеги.
Отдельно стоит сказать и о том, что ст. 60.1 подразумевает письменное согласие сотрудника. Ни в коем случае нельзя позволять руководителю назначать Вам дополнительные обязанности, которые не входят в Ваши назначенные . Подобное будет являться нарушением закона.
Временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ).
При временном переводе Вы будете полностью переведены на должность сотрудника, который временно отсутствует. При этом сохраняется Ваша предыдущая вакансия, то есть по истечении срока и как только вернется отсутствующий – Вас переведут обратно. Сам же срок назначения может доходить до года. Если же происходит такое, что за Вами не сохраняют предыдущую должность, то договор из временного становится постоянным. То есть Вы останетесь в должности того сотрудника, которого замещали.
Стоит также учитывать, что подобный временный перевод может быть осуществлен и без согласия сотрудника. Подобное возможно в исключительных случаях, но сроком не более чем на месяц. К исключительным случаям относятся различные катастрофы, аварии, пожары, эпидемии, а также события, ставящие жизнь под угрозу. Если же говорить о менее ужасных событиях, то перевод для замещения отсутствующего работника может быть осуществлен в случае простоя, когда исполнение данной работы будет означать предотвращение порчи или уничтожения имущества.
Во всех остальных случаях точно так же необходимо письменное согласие сотрудника. Кроме того, при переводах, будь то исключительный случай без согласия, либо же перевод по письменному соглашению, заработная плата не должна быть ниже средней выплачиваемой на предыдущей работе.
Доплата и оформление при замещении работника
Оплата, которая предоставляется при совмещении, по закону может быть совершенно разной. Тонкость состоит в том, что при получении дополнительных обязанностей работодатель и сотрудник должны сами установить ее размер. Производится подобное по соглашению сторон в письменной форме. Ни в коем случае не оставляйте подобный вопрос на устное решение, ведь все должно быть четко прописано в соответствующем документе.
Относительно оформления совмещения может быть составлено дополнительное соглашение. Оно прикладывается к трудовому договору и составляется в письменной форме. Как и у других соглашений, у него имеются свои правила заполнения . Согласно им, в допсоглашении на совместительство должны быть:
- Полное название организации , с указанием ответственного руководителя, который составляет соглашение и имеет полномочия для закрепления документа своей подписью;
- ФИО сотрудника, его должность, отдел , в котором он работает и т.д.;
- Само соглашение относительно совмещения , приобретения новых должностных обязанностей, и стоимость доплаты за это .
После того как соглашение на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника будет составлено, выносится соответствующий . Стандартно в нем указывается срок замещения, какая должность и обязанности дополнительно присваиваются сотруднику, а также размер доплаты.
Оформление и оплата при временном переводе
Для временного перевода на другую должность точно так же должно быть составлено соглашение. Его специфика практически ничем не отличается от соглашения на совмещение. Разница состоит в том, что указанный в соглашении работник освобождается от всех обязанностей, которые не предусмотрены конкретной должностью, на которую его переводят. Переход на другую должность осуществляется полностью вне зависимости от того, что это временная мера.
Так как будет произведен перевод, речь будет идти уже не о доплате, а о по новой должности. Учитывайте, что согласно ст. 72.2 ТК РФ она не должна быть ниже той, что Вы получали на предыдущей должности. Однако даже при подобной статье ТК РФ оплата может быть назначена и по соглашению. Не следует также забывать, что из той суммы, которую Вы обозначите при разговоре с руководителем, будет вычитаться НДФЛ.
Перейдем к оформлению временного перевода. После того как Вами с работодателем будет составлено соглашение, прикрепленное к трудовому договору, будет издан приказ. В нем должны быть указаны:
- Название компании или фирмы , указание ответственного руководителя;
- Информация о сотруднике , которая включает в себя не только ФИО, но и прежнюю должность, отдел или иные внутренние обозначения компании;
- На какую именно должность производится назначение;
- Срок временного перевода;
- Установленный компанией или соглашением размер заработной платы на этой должности у назначаемого сотрудника.
При оформлении соглашения обязательно стоит обращать внимание на его детали. Новая должность может также обязывать Вас подписывать соответствующие договора об ответственности. Будь то или же документ о неразглашении тайн компании, если их предусматривает временная должность, их потребуется подписать.
По разным причинам сотрудники предприятий и организаций могут отсутствовать на своем рабочем месте. Но производственный процесс от этого страдать не должен. В таких случаях предусмотрено возложение отсутствующего работника на иное лицо. Как правильно это оформить?
В данной ситуации существуют тонкости, знать которые обязан как кадровик, так и руководитель. Да и служащим повышение образовательного уровня пойдет на пользу. Давайте рассмотрим, как производится возложение обязанностей временно отсутствующего работника, на чем следует концентрироваться каждой из сторон процесса.
Варианты решения проблемы
Надо отметить, что возложение обязанностей временно отсутствующего работника проводится только в соответствии с законодательством. В ТК предложено два варианта решения проблемы. Администрация может предложить сотруднику совмещение, то есть тот будет трудиться некоторое время за двоих. Другой способ - перевод. В этом случае от основных обязанностей сотрудник освобождается.
Например, если секретарь начальника ушел в отпуск или заболел, на его место можно посадить курьера. При этом администрации следует продумать, сможет ли этот человек выполнять прежние обязанности. Если у него получится уложиться в рабочее время, то применяют совместительство, в противном случае - перевод.
Возложение обязанностей временно отсутствующего работника нужно правильно оформить, учесть доплату. Еще необходимо иметь в виду, что в постсоветских странах, законодательство которых в области трудовых отношений основано на прежнем кодексе, произошли изменения. Значит, кадровикам решение следует искать опираясь на национальную нормативно-правовую базу.
Принципиальный вопрос
Порядок возложения отсутствующего работника изложен в статьях соответствующего национального законодательства. В ТК РФ указано, что таковое мероприятие производится только с согласия сотрудника. Это означает, что кадровик должен заручиться документом, в котором оно выражено. Юристы рекомендуют подписать дополнительное соглашение. В нем указываются следующие данные:
- Стороны договора.
- Перечень обязанностей или должностей.
- Объем работ.
- Доплата.
- Сроки действия.
Подписание подобного соглашения и будет означать письменное согласие сотрудника. На его основании составляется временно отсутствующего работника. В таковом документе указываются перечисленные выше данные.
Возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ)
В законодательстве Беларуси тоже предусмотрены два варианта. Речь идет о заместительстве и совмещении. Первое - это освобождение от основных обязанностей и поручение того, что выполнял отсутствующий работник. Второй вариант предполагает двойную нагрузку. Замещение может быть произведено с согласия труженика.
Существуют исключения. В случае, когда есть угроза жизни населению, людей можно переводить без согласия. Это все отражается в документации. Обычно же перевод (совмещение) происходит по договоренности. То есть работнику предлагают на время заняться другим трудом. Он подписывает соответствующую бумагу, в которой указываются сроки и размер оплаты. Запрещено устанавливать заработную плату, сумма которой меньше той, что человек получал ранее.
Документальное оформление
Любые перемены в графике труда следует оформлять соответствующими бумагами, в том числе возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ). Приказ на данную тему ничем не отличается от иных подобных документов. В нем указываются все реквизиты, как полагается. Еще необходима ссылка на соответствующую статью ТК. В качестве основания указывается приказ или иной документ, характеризующий причину отсутствия должностного лица и начальника подразделения. Приведем пример:
«На основании ст. 67 ТК РБ и в связи с отсутствием на рабочем месте секретаря руководителя Иващенко С.Н.:
- Исполнение обязанностей секретаря руководителя возложить на специалиста по кадрам Т. с ее письменного согласия на период (указать) с сохранением ответственности за выполнение основной работы.
- Бухгалтерии производить доплату Ищенко Р.Т. в размере 50% от оклада секретаря в указанный период».
Более детально ознакомиться с таким приказом можно ниже.
Тонкости законодательства
Вернемся к ТК РФ. Принципиально нормативно-правовая база обеих стран идентична. Но в каждой есть свои нюансы. Так, если администрация издает распоряжение о возложении, следует хорошо подумать о причине отсутствия труженика. Обычны варианты с отпуском или больничным. Они не требуют пояснений.
Но если работник загулял, то необходимо сначала издать документ о начале расследования (акт), только потом перекладывать его обязанности на других. То есть отсутствие должно быть объяснено. Регулирование доплаты тоже отличается в законодательствах этих стран. В РФ нет документов, которые бы строго регламентировали суммы. Они начисляются на договорной основе. А вот в РБ тоже верно лишь для частных предприятий. Доплаты за совместительство бюджетникам регулирует правительство.
Возложение обязанностей временно отсутствующего работника без согласия
Такая мера практикуется в особых условиях. К ним приравниваются катастрофы, аварии, стихийные бедствия и иные события, несущие угрозу населению (его части). При подобном развитии событий на срок до месяца человеку могут поручить другую работу. Такая норма есть в законодательстве как РФ, так и в белорусском.
Естественно, кадровику все равно придется оформить все это приказом. ТК РФ позволяет осуществлять перевод без согласия в иных случаях. К ним относится, к примеру, простой или ликвидация аварии. Однако переводить на должность с более низкой квалификацией работника без письменного согласия запрещается. Это следует учитывать в работе.
Более простой способ замещения
Для того чтобы производственный процесс не тормозился из-за болезни или отпуска специалиста, на его место можно нанять другого человека. Иногда такой способ более оптимален, чем перераспределение обязанностей. Однако руководители идут на него крайне неохотно. Все дело в финансах. Вновь нанятому служащему придется платить весь оклад, в то время как со штатного сотрудника и половины бывает достаточно. Получается серьезная экономия фондов.
Есть еще такой нюанс, как введение в курс дела. Новый человек незнаком с тонкостями производства. Следовательно, его работа будет хромать и подводить других. Временное возложение обязанностей можно проводить на срок до одного года или до выхода основного работника. В случае перевода, за человеком сохраняется место службы. То есть, когда основной работник вернётся, его «заместителю» следует предоставить прежнее место.
Чтобы наиболее эффективно обеспечить выполнение обязанностей отсутствующих сотрудников силами оставшихся, чаще всего используют три пути:
- увеличение объема работ или расширение зоны обслуживания.
Рассмотрим, как оформить каждый из вариантов, и как оплачивается замещение временно отсутствующего работника, более подробно.
При временном переводе сотрудник переводится на работу по другой должности или профессии. Обязанности по своему трудовому договору человек при этом не исполняет. Например, на время отсутствия начальника гаража на его позицию переводится один из механиков.
Временное совмещение — это выполнение в течение рабочего дня наряду со своими обязанностями, определенными трудовым договором, дополнительной работы по другой должности или профессии. Например, отправив в отпуск кассира, вы можете поручить выполнение его обязанностей в порядке совмещения бухгалтеру.
При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания сотруднику поручается в течение рабочего дня наряду с его работой осуществлять дополнительную деятельность по этой же профессии (должности). Например, если у вас имеются три наладчика, то на время отсутствия одного из них вы можете возложить исполнение его обязанностей на двух оставшихся.
Как платить
При временном переводе работнику положена доплата за отсутствующего работника: по , он должен получить деньги за выполняемую работу. Поэтому такой способ обычно применяется при замещении руководителей, размер заработной платы которых выше, чем у рядовых сотрудников.
В случае совмещения должностей человеку устанавливается или иного сотрудника. Конкретная доплата за замещение временно отсутствующего работника () устанавливается по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ ).
При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания размер доплаты и объем дополнительной работы также определяются соглашением сторон.
На что обратить внимание
Часто возникает вопрос: кто кого может замещать? Ответа на него законодательство не содержит, поэтому в каждом случае следует исходить из интересов и специфики вашей деятельности и квалификации персонала. Например, в небольшой фирме на время отпуска вполне может директор замещать кадры — доплата за совмещение в этом случае ему также должна быть установлена. А сможет ли секретарь исполнять обязанности начальника отдела — зависит от квалификации как секретаря, так и начальника.
В любом случае для возложения на человека обязанностей отсутствующего работника необходимо его письменное согласие. Работодатель должен издать соответствующий , в котором указать:
- срок замещения;
- Ф.И.О. и должность сотрудника;
- юридически значимое действие (перевод, возложение обязанностей в порядке совмещения и т. п.);
- оплату при замещении временно отсутствующего работника;
- согласие работника.
Такой приказ необходим как для правильного начисления оплаты и отнесения ее на себестоимость, так и для возможности привлечения работника к ответственности за ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей.
Пример распоряжения
Имейте в виду, что во всех упомянутых случаях размер доплаты законом не определен и устанавливается по соглашению сторон. На практике доплата за временно отсутствующего работника ( тут ни при чем) составляет обычно от 10 до 50 процентов его заработной платы, но иногда замещающий сотрудник требует, чтобы ему доплачивали чуть ли не 100%. В целях исключения разногласий рекомендуем оговорить этот вопрос в локальном нормативном акте, например в , которым чаще всего на предприятиях регулируется доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ